איך שולחים הודעה קולית במייל מטלפון כשר

לפעמים קל יותר להגיד משהו מאשר לכתוב אותו. הסבר ארוך, ברכה למשפחה, או תשובה למישהו שעדיף שישמע את הטון שלכם. בנטו מייל אפשר לשלוח מייל כהודעה קולית מכל טלפון עם מקשים, גם כשר: מקליטים, והמייל יוצא לכל כתובת בעולם, עם ההקלטה כקובץ שמע מצורף ועם תמלול שלה בגוף ההודעה.

בקצרה

• בתפריט הראשי מקישים 3, בוחרים נמען ונושא, ובשלב התוכן מקישים 2 להקלטה קולית.
• לפני השליחה אפשר לשמוע את ההקלטה, להוסיף לה המשך או להקליט מחדש.
• הקלטה יכולה להיות באורך של עד 5 דקות, ואפשר לשלוח עד 50 מיילים ביום מכל מספר.

מה ההבדל בין הודעה קולית להודעה כתובה?

בשני המקרים אתם מדברים, וההבדל הוא במה שמקבל הנמען:

• הודעה כתובה (מקש 1 בשלב התוכן): הדיבור שלכם הופך לטקסט, והמערכת מקריאה לכם את מה שנכתב כדי שתאשרו. הנמען מקבל מייל רגיל עם מילים, בלי הקלטה. אפשר גם להקליד את הטקסט במקשים.
• הודעה קולית (מקש 2): הנמען מקבל את ההקלטה שלכם כקובץ שמע, ובגוף המייל את התמלול שלה, כך שהוא יכול לקרוא, להאזין או גם וגם.

הודעה קולית מתאימה כשחשוב הקול והטון, כשההודעה ארוכה, או כשיש בה שמות ומילים שתמלול עלול לשבש. הודעה כתובה מתאימה למייל רשמי, למשל לבנק או למשרד, שם מצפים לטקסט.

איך שולחים הודעה קולית, שלב אחרי שלב?

1. מייל חדש

   מתקשרים ל-077-2470424, ובתפריט הראשי מקישים 3.

2. בוחרים למי

   1 לאחד מאנשי הקשר, 2 למשתמש נטו מייל לפי מספר הטלפון שלו, או 3 לכל כתובת אחרת, בהקלדה או באמירה באנגלית.

3. הנושא

   אומרים את הנושא אחרי הצליל, שומעים מה נקלט ומאשרים ב-1.

4. מקליטים

   בשלב התוכן מקישים 2 ומדברים. ההקלטה נעצרת לבד כשמפסיקים לדבר.

5. מאשרים ושולחים

   1 אישור ושליחה, 2 הוספת המשך להקלטה, 3 הקלטה מחדש, 4 שמיעה.

כוכבית * בכל שלב מבטלת את המייל וחוזרת לתפריט הראשי. כל המקשים של תהליך השליחה מפורטים במדריך.

איך עונים להודעה עם הקלטה?

כשאתם שומעים מייל שהגיע, אחרי ההודעה מקישים 3 לתגובה. בתגובה לא צריך לבחור נמען ונושא: בוחרים ישר טקסט או קול, מקליטים, והנושא נשאר "Re:" עם הנושא המקורי. זו הדרך הכי מהירה לענות, כי היא חוסכת את כל שלב הכתובת.

אפשר גם להעביר מייל שקיבלתם למישהו אחר, עם הקלטה שלכם או בלי: אחרי ההודעה מקישים 4 ובוחרים נמען. ככה למשל מעבירים לבן משפחה מייל מהבנק, ומוסיפים בקול "תסתכל על זה בבקשה ותגיד לי מה לעשות".

איך הנמען שומע את ההודעה?

מי שמקבל את המייל במחשב או בסמארטפון רואה מייל רגיל, עם התמלול בגוף ההודעה וקובץ שמע מצורף שאפשר לפתוח ולהאזין לו. אם גם הנמען משתמש בנטו מייל, הוא שומע בשיחה "תוכן ההודעה: הודעה קולית", ואז את ההקלטה שלכם, בקול שלכם.

כדי שיזהו אתכם, כדאי להקליט שם שולח בהגדרות: מקישים 5 ואז 2, ומקליטים את השם שיופיע אצל מי שמקבל את המיילים שלכם. באותו מקום אפשר להקליט גם חתימה שתתווסף בסוף כל מייל.

טיפים להקלטה ברורה

• מקום שקט. רעש ברקע פוגע גם בהקלטה וגם בתמלול שנכנס לגוף המייל.
• לא לעצור באמצע לחשוב. ההקלטה נעצרת לבד כשמפסיקים לדבר. אם היא נעצרה מוקדם, מקישים 2 ומוסיפים המשך, אין צורך להתחיל מחדש.
• להתחיל במשפט שמסביר במה מדובר. למשל "שלום, זה בעניין התור של יום שלישי". זה עוזר גם למי שקורא רק את התמלול.
• לשמוע לפני ששולחים. מקש 4 משמיע את ההקלטה, ואפשר להקליט מחדש ב-3.
• מספרים ושמות באנגלית כדאי להגיד לאט, ואם הם חשובים, לחזור עליהם פעמיים.

רוצים לשלוח לאותו אדם הרבה הודעות? שמרו אותו כאיש קשר, והשליחה תהיה הקשה של מספר אחד. איך עושים את זה מוסבר במאמר ניהול אנשי קשר במייל מהטלפון. כל האפשרויות לשליחת מייל מטלפון בלי מסך מרוכזות בעמוד לשלוח מייל מטלפון רגיל.